Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website:

ERP Buddy Jacqueline Bergmann Ellhornstraße 13 27628 Hagen im Bremischen E-Mail: info@erp-buddy.de

1a. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Gemäß § 38 BDSG besteht keine Pflicht zur Bestellung, da weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Bei Fragen zum Datenschutz wende dich direkt an die unter Punkt 1 genannte Stelle.

2. Hosting

Diese Website (www.fillqr.de) und die fillQR-Anwendung (Subdomains *.fillqr.de) werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet. Die Server befinden sich ausschließlich in Deutschland (Rechenzentrum Falkenstein).

Bei jedem Zugriff werden automatisch Server-Logfiles erstellt, die deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie die angeforderte Seite enthalten. Diese Logs werden maximal 7 Tage gespeichert und dienen ausschließlich der technischen Sicherheit (Erkennung von Angriffen, Fehlersuche).

Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website.

Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO vom 18.05.2026 (AVV-Version 1.2 vom 16.02.2026). Hetzner verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in EU/EWR-Mitgliedstaaten (§ 3 AVV).

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in deiner Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die du an uns übermittelst, nicht von Dritten mitgelesen werden.

3. Cookies und Tracking

Wir setzen keine Tracking-Cookies, keine Marketing-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern. Die verwendete Schriftart (Electrolize) wird selbst gehostet — kein externer Schrift-Embed.

Landingpage (www.fillqr.de): verwendet keine Cookies. Das Kontaktformular nutzt einen einfachen Rechen-Captcha im Browser als Spam-Schutz — ohne externe Drittanbieter.

fillQR-Anwendung (z.B. <dein-verein>.fillqr.de, demo.fillqr.de) setzt zwei technisch notwendige Cookies:

• Login-Cookie auf der Vereins-Subdomain — hält den Login-Status der Vereins-Admins für 7 Tage.
• Demo-Cookie auf demo.fillqr.de — sorgt dafür, dass du auf der Demo-Seite nur deine eigenen Test-Eingaben siehst. Wird nach 24 Stunden automatisch gelöscht.

Cloudflare Turnstile (Bot-Schutz auf öffentlichen Formularen) setzt nach Anbieter-Angabe keine Cookies und kein User-Tracking.

4. Kontaktaufnahme und Self-Signup

4.1 Kontaktformular auf der Landingpage

Wenn du unser Kontaktformular nutzt, werden folgende Daten erhoben:

• Verein / Organisation (Name)
• Ansprechpartner (Name)
• E-Mail-Adresse
• Deine Nachricht (optional)
• Gewähltes Thema (VereinsBuddy, TrainerBuddy, MesseBuddy, Individuelles Design, Allgemeine Frage)

Diese Daten werden an unseren Server (Hetzner, Deutschland) übermittelt und zur Bearbeitung deiner Anfrage gespeichert.

Bestätigungsmail: Nach dem Absenden des Formulars erhältst du eine automatische Bestätigungsmail an die von dir angegebene E-Mail-Adresse. Diese Bestätigung dient ausschließlich der Dokumentation deiner Anfrage und enthält keine Werbung oder Newsletter-Anmeldung.

4.2 Self-Signup (Verein direkt online anmelden)

Hinweis: Self-Signup ist derzeit deaktiviert und wird mit dem Live-Gang freigeschaltet. Die folgende Beschreibung gilt für den freigeschalteten Zustand.

Über das Anmelde-Formular auf www.fillqr.de/signup kannst du deinen Verein direkt ohne vorherige Kontaktaufnahme registrieren. Dabei werden folgende Daten erfasst:

• Vereinsname
• Gewählte Subdomain (Slug)
• Admin-Vorname und -Nachname
• Admin-E-Mail-Adresse
• IP-Adresse (zur Spam-Verhinderung)
• Zeitstempel der AGB-Zustimmung und akzeptierte AGB-Version

Zur Verifikation deiner E-Mail-Adresse senden wir dir einen Magic-Link. Erst nach Klick auf diesen Link wird dein Verein angelegt — vorher werden die Daten nur in einer temporären Warteschlange gespeichert und nach 7 Tagen automatisch gelöscht, falls keine Bestätigung erfolgt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Spam-Verhinderung durch IP-basiertes Rate-Limit).

Speicherdauer: Bei nicht-verifizierten Anmeldungen 7 Tage (automatischer Cleanup-Cron). Bei verifizierten Anmeldungen werden die Daten Bestandteil deines Tenant-Datensatzes und nach AVV mit dir gemeinsam (du als Verantwortlicher, fillQR als Auftragsverarbeiter) gemäß den Löschfristen der AVV verarbeitet.

4.3 Kontakt per E-Mail

Wenn du uns per E-Mail an info@erp-buddy.de (Impressum-Adresse) kontaktierst, werden deine Angaben (Name, E-Mail, Nachricht) zur Bearbeitung deiner Anfrage gespeichert. Diese Adresse wird über Google Workspace (Google LLC, USA) als Mail-Postfach betrieben — abgesichert durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Antworten auf no-reply-Adressen sind nicht vorgesehen. Sollte jemand trotzdem auf eine Mail von noreply@<dein-verein>.fillqr.de antworten, geht die Antwort an ein technisches Postfach bei der Variomedia AG (Wiesbaden, Deutschland) — keine Drittlandsübermittlung. Diese Antworten werden nicht systematisch ausgewertet.

4.4 Speicherdauer und Weitergabe

Deine Daten werden nicht an Dritte weitergegeben (mit Ausnahme der unter Sektion 5 genannten Auftragsverarbeiter).

Personenbezogene Daten aus Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung der Anfrage gelöscht, spätestens jedoch nach 6 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sofern es im Anschluss zu einem Vertragsverhältnis kommt, richtet sich die weitere Speicherdauer nach den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Die im Kontaktformular eingegebenen Daten betreffen ausschließlich die Kontaktaufnahme und die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses. Eine Verarbeitung von Mitglieds-, Antrags- oder sonstigen Vereinsdaten über den Dienst fillQR erfolgt erst nach Vertragsschluss und dem Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Auftragsverarbeiter (Drittanbieter)

Zur Bereitstellung der fillQR-Plattform setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein. Mit allen Anbietern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Änderungen an dieser Liste (neuer Subprozessor oder Wegfall) werden bestehenden Tenants mindestens 30 Tage vorab per E-Mail angekuendigt (gemäß AVV §7). Bei Widerspruch besteht ein Sonderkuendigungsrecht. Volle Details (Sitz-Adresse, AVV-Stand, Datenkategorien) findest du im AVV-Anhang Subprozessoren.

6. fillQR Anwendung (SaaS)

fillQR ist ein SaaS-Dienst (Software as a Service) für Vereine, Trainer und Veranstalter. Aktuell ist das Produkt VereinsBuddy verfügbar. Die Produkte TrainerBuddy und MesseBuddy befinden sich in Entwicklung — vor Buchung wird über die jeweilige produkt-spezifische Datenverarbeitung gesondert informiert.

6.1 Rollen nach DSGVO

• Verantwortlicher: Der jeweilige Verein, Trainer oder Veranstalter, der fillQR nutzt
• Auftragsverarbeiter: ERP Buddy (Betreiber von fillQR)

Die Verarbeitung der über fillQR erfassten Daten erfolgt ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen. Vor der Nutzung wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

6.2 Serverstandort

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert (Hetzner Falkenstein). E-Mail-Versand erfolgt über Scaleway in Frankreich. Es findet keine Drittlandsübermittlung statt — mit Ausnahme des Turnstile-Bot-Schutzes auf Formularen (Cloudflare USA, abgesichert durch DPF + SCCs, siehe Sektion 5).

6.3 Hinweis für Antragsteller (VereinsBuddy)

Wenn du einen Mitgliedsantrag über fillQR ausfüllst, ist dein Ansprechpartner für alle datenschutzrechtlichen Fragen der jeweilige Verein, bei dem du den Antrag stellst — nicht ERP Buddy.

6.4 Besondere Datenkategorien (VereinsBuddy-spezifisch)

SEPA-Bankdaten: Sofern der Verein die Erfassung von SEPA-Lastschriftdaten aktiviert, erfolgt diese ausschließlich zur Weitergabe an den jeweiligen Verein für den Beitragseinzug. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Eine eigenständige Zahlungsabwicklung durch ERP Buddy erfolgt nicht.

Daten minderjähriger Antragsteller: Bei minderjährigen Antragstellern können zusätzlich Daten der Erziehungsberechtigten erfasst werden. Der jeweilige Verein ist als Verantwortlicher dafür verantwortlich, dass die erforderlichen Einwilligungen gemäß Art. 8 DSGVO vorliegen.

7. Deine Rechte

Du hast folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

So machst du dein Recht geltend: Schreibe eine E-Mail an info@erp-buddy.de mit kurzer Beschreibung deines Anliegens (z. B. „Auskunft", „Löschung", „Datenexport"). Wir bearbeiten dein Anliegen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei besonders komplexen Anfragen kann sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern — du wirst dann innerhalb des ersten Monats darüber informiert.

Hinweis für Vereinsmitglieder: Wenn deine Anfrage Mitgliedsdaten eines Vereins betrifft (z. B. „lösche meinen Mitgliedsantrag bei Verein X"), wende dich bitte direkt an den jeweiligen Verein — der ist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, ERP Buddy ist nur Auftragsverarbeiter (siehe Sektion 6).

8. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

9. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, insbesondere wenn neue Auftragsverarbeiter hinzukommen oder die Verarbeitung sich aufgrund neuer fillQR-Produkte ändert. Die aktuelle Version findest du stets auf dieser Seite.

Stand: 15. Juni 2026